lunes, 22 de abril de 2013

¿Aún No Envías Notas de Agradecimiento a Tus Clientes?


las notas de agradecimiento son una herramienta de fidelizacion del cliente
Nos pasamos la vida diseñando e implementado estrategias muy elaboradas para fidelizar y retener a nuestros clientes, porque sabemos que es importante transmitirles que son el centro de nuestro negocio, que nos importan. Y, en ocasiones, tenemos a nuestra disposición técnicas mucho más sencillas y efectivas
  

¿Te imaginas que el comercial con el que mantuviste una reunión ayer por la tarde, te enviara una nota de agradecimiento por tu tiempo y atención? ¿Qué sentirías si el banco con el que acabas de abrir una cuenta para tu empresa te enviase una carta dándote las gracias por elegirles? Bien, esto último quizás roza la ciencia ficción, pero todo es posible en este mundo ;)


Bromas aparte, a todos nos gustaría esta deferencia por parte de nuestros proveedores. Es un gesto muy sencillo y económico, pero con un impacto total en nuestro cliente; más acusado aún porque no es lo habitual. 


Veamos cómo aprovechar notas y cartas de agradecimiento, estas útiles herramientas de comunicación con nuestros clientes:


Motivos por los que enviarlas

  • Por el tiempo que te ha dedicado el cliente.
  • Por elegir tu compañía para mantener una relación comercial.
  • Por presentarte a un contacto que se podría convertir en cliente.
  • Por llevar una cierta cantidad de tiempo siendo cliente de la empresa.
  • Por cerrar una venta.
  • Por cualquier otro motivo que merezca un sincero agradecimiento.


Cómo hacérselas llegar al cliente


Por email


Este tipo de notas son adecuadas para relaciones entre proveedores-clientes:

  • Con una relación comercial con formalidad medio-bajo.
  • Entre los que hay mucha confianza.
  • Con el mismo rango jerárquico.
  • De sectores donde este tipo de comunicación es la que prima.
  • Cuando se busca la rapidez en la comunicación del agradecimiento. 


Por carta (o tarjetón)


las cartas o tarjetones son adecuadas para agradecer a cierto tipo de clienteLas cartas o tarjetones de agradecimiento son apropiadas:

  • Cuando la relación comercial tiene una formalidad alta-muy alta.
  • Entre proveedores-clientes entre los que no hay un conocimiento previo.
  • En relaciones entre personas de distinto nivel jerárquico. Si tu cliente tiene un rango superior al tuyo, es una muestra de respeto.
  • En sectores empresariales donde la formalidad es un punto a tu favor.
  • Cuando buscas el efecto, no la rapidez.


Cómo redactarlas


Notas de agradecimiento vía email


Esta forma de comunicación debe mantener un tono y estructura formales, independientemente del canal que se usa. No debes olvidar:

    las notas de agradecimiento por email son informales pero deben ser correctas
  • Incluye el Asunto, en el que indicarás de lo que se trata el contenido. Si alguien ve en el asunto que se trata de Gracias o Nota de agradecimiento, lo leerá, ni lo dudes. ¿Tú no lo harías? Aunque sólo sea por curiosidad, tu cliente lo abrirá.
  • El encabezamiento, cuerpo, cierre y firma, igual que si fuese una carta convencional (de hecho, debería ser el formato de cualquier email, no sólo de las notas de agradecimiento).
  • Debe guardar corrección en gramática, sintaxis y ortografía. Nada de mayúsculas, emoticones y lenguaje sms.
  • No incluyas adjuntos ni ofertas añadidas, salvo que se trate de algún obsequio o ventaja excepcional para el cliente. Mejor déjalos para ocasiones posteriores. Se trata de un gesto desinteresado, no de vulgar spam.
  • No escribas más de 3-5 líneas de texto. Es una longitud más que suficiente para expresar el agradecimiento.
  • Escribe el texto desde la sinceridad, en estos casos no son aconsejables las plantillas. Además, se nota mucho (muchísimo) cuando es un texto precocinado.


Ejemplo:


Estimado Carlos:

Gracias por el tiempo y atención que me dedicaste en la reunión que mantuvimos ayer por la tarde. Siempre es un verdadero placer poder charlar contigo.

Como siempre me pongo a tu disposición para ampliarte la información que necesites sobre el Producto XXX que te presenté ayer y que, tal y como comentaste, podría ser útil para tu próximo proyecto. Y, si el Sr. Sánchez, requiere una presentación más formal y exhaustiva, no dudes en solicitármela.

Recibe un cordial saludo,

Paloma Prendes
Directora Comercial Zona Centro


Cartas o tarjetones de agradecimiento


Para redactarlos, sigue los consejos anteriores y ten en cuenta también:


    las cartas deben llevar obligatoriamente la firma manuscrita
  • Si es una carta, puedes decantarte por escribirla en el ordenador o de forma manuscrita. En cualquier caso, la firma siempre debe ser original.
  • Si es un tarjetón, es mejor que el texto sea manuscrito o, al menos, la parte de la despedida y la firma.
  • Cuida la caligrafía, se busca que entiendan lo que leen, no que tengan que consultar con un experto en jeroglíficos.
  • Emplea un papel de buena calidad.
  • Envíalos por correo postal o mensajero lo antes posible, si la entrega se retrasa mucho, el gesto pierde efectividad


Si no sabes cómo empezar a redactar una carta de agradecimiento, aquí tienes algunos ejemplos. Son muy extensos pero te pueden servir de inspiración:


Carta de agradecimiento a un cliente nuevo (Office-Microsoft)
Carta a un buen cliente (Edwin Allen)
Cartas de agradecimiento clientes nuevos (Consejos Gratis)
Modelos de cartas de agradecimiento (Modelo-Carta)


¿Te animas entonces a probar este método infalible para fidelizar a tus clientes?




2 comentarios:

  1. Me ha resultado muy útil la información.
    Ciertamente, en un mundo tan poco agradecido, se agradece que de vez en cuando alguien de las gracias.
    Es una costumbre que debe fomentarse.

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  2. Gracias por tu comentario. Me alegro de que el post te haya sido de utilidad. Dar las gracias cuesta muy poco y tiene muchos beneficios, sobre todo para el que las da. Saludos.

    ResponderEliminar

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